Sistema apskaitos dokumentams, atsarginių dalių atsargoms bei remonto procesų automatizavimui

Senresa — kompanija, besispecializuojanti sunkiosios technikos nuomoje įvairioms pramonės šakoms. Siekdama supaprastinti veiklą ir padidinti efektyvumą, Senresa poreikiams reikėjo išsamios sistemos, sekančios pagrindinius verslo aspektus — dokumentų valdymą, darbuotojų užduotis ir technikos naudojimą. Tikslas buvo užtikrinti, kad visos svarbiausios operacijos — technikos nuoma, darbo valandos ir dokumentų apyvarta — būtų sutvarkytos ir lengvai pasiekiamos vienoje vietoje.

Su kuo klientas atėjo?

Pagrindinė užduotis

Pagrindinė šio projekto užduotis buvo sukurti individualią CRM sistemą Senresa, galinčią valdyti su technikos nuoma, sutartimis ir darbuotojų veikla susijusių dokumentų srautą. Sistema turėjo realiu laiku sekti darbuotojų darbo valandas, užduočių atlikimą ir nuomojamos technikos judėjimą, suteikdama įmonei daugiau kontrolės ir įžvalgų apie kasdienę veiklą.

Klientas pateikė šią medžiagą ir apibrėžė šias pagrindines užduotis:

1. Bazinė koncepcija: Idėja apie centralizuotą sistemą, bet be detalaus techninio plano ar struktūros.

2. Veiklos iššūkiai: Konkrečios problemos, su kuriomis jie susidūrė — sunkumai valdant nuomos sutartis, sekant technikos naudojimą ir stebint darbuotojų valandas.

3. Esami rankiniai procesai: Informacija apie tai, kaip procesai tuo metu buvo valdomi rankiniu būdu ar pasenusiomis sistemomis, kuriuos reikėjo automatizuoti ir patobulinti.

4. Jokio dizaino ar UI maketų: Klientas nebuvo paruošęs jokių vartotojo sąsajos dizainų, todėl kūrimo komandai teko pačiai sugalvoti ir suprojektuoti sistemą pagal reikiamą funkcionalumą.

Ką mes padarėme?

Mūsų komanda sukūrė išsamią CRM sistemą Senresa, išsprendusią pagrindinius jų poreikius ir pridėjusią keletą svarbių funkcijų veiklai optimizuoti:

1. Dokumentų valdymas: Įdiegta patikima sistema nuomos sutarčių, kontraktų, sąskaitų ir kitų svarbių dokumentų apyvartai valdyti ir sekti, užtikrinant jų prieinamumą ir tvarką.

2. Darbuotojų užduočių ir valandų sekimas: Sukurtas modulis darbuotojų darbo valandoms sekti, užduotims priskirti ir jų atlikimui stebėti, suteikiantis įžvalgų apie darbuotojų produktyvumą ir laiko paskirstymą.

3. Technikos ir resursų stebėjimas: Sukurti įrankiai sunkiosios technikos naudojimui ir prieinamumui sekti, užtikrinantys tinkamą nuomos planavimą, sekimą ir laiku grąžinimą.

4. Remonto priedų apskaita: Integruota funkcija remonto priedams sekti ir valdyti, užtikrinanti, kad ištekliai ir atsarginės dalys būtų apskaitomi priežiūros ir remonto metu.

5. Klientų bazė: Sukurta klientų duomenų bazė klientų informacijai, nuomos istorijai ir sutartims valdyti, palengvinanti sąveikų sekimą ir geresnį klientų aptarnavimą.

6. Statistika ir ataskaitos: Pridėta išsami ataskaitų ir statistikos funkcija, realiu laiku teikianti įžvalgas apie technikos naudojimą, darbuotojų veiklą ir bendrą verslo veiklą, padedanti Senresa priimti duomenimis pagrįstus sprendimus.

7. El. pasirašymo sprendimas: Integruota elektroninio pasirašymo funkcija nuomos sutartims, kontraktams ir svarbiems dokumentams, leidžianti saugius ir efektyvius pasirašymo procesus, mažinanti popierizmą ir pagreitinanti sandorių laiką.

Šis funkcijų rinkinys leidžia Senresa efektyviau valdyti technikos nuomos verslą, geriau kontroliuojant išteklius, užduotis ir klientų santykius.

Kodėl šis sprendimas naudingas visiems

1. Klientui (Senresa): CRM sistema smarkiai padidina veiklos efektyvumą, sumažindama rankinį sekimą ir klaidas technikos nuomos įrašuose bei darbuotojų darbo valandose. Ji suteikia Senresa geresnę priežiūrą, padedančią pagerinti klientų aptarnavimą, technikos prieinamumą ir bendrą išteklių valdymą.

2. Vartotojams (Senresa darbuotojams): Darbuotojai naudojasi supaprastinta sistema, kurioje gali sekti savo užduotis, fiksuoti darbo valandas ir lengvai pasiekti svarbius dokumentus, tokius kaip nuomos sutartys. Tai sumažina administracinę naštą ir pagerina bendravimą įmonėje, užtikrinant sklandžią veiklą ir geresnį užduočių koordinavimą.

3. Mūsų komandai: Šios CRM kūrimas suteikė mūsų komandai galimybę sukurti sprendimą, pritaikytą nišinei pramonės šakai. Įgijome patirties suprasdami specifinius šios srities iššūkius ir pristatydami produktą, optimizuojantį veiklą. Tai praturtino mūsų CRM kūrimo patirtį ir sustiprino bendradarbiavimą su klientu, užtikrinant sėkmingą produkto paleidimą.

Apibendrinant, Senresa sukurta CRM sistema pagerino, kaip jie valdo technikos nuomą ir darbo jėgą, todėl padidėjo efektyvumas, pagerėjo išteklių valdymas ir sklandesnė tapo kasdienė veikla.